Prozessoptimierung · Automatisierung · Individuelle Software

Weniger manuelle Arbeit.
Einfachere Prozesse.
Mehr Zeit fürs Wesentliche.

Ocinar findet heraus, wo komplexe Software und eingefahrene Abläufe unnötig Zeit kosten, benennt die Ursachen und setzt die technische Lösung bei Bedarf direkt um — von der Schnittstelle bis zur eigenen Anwendung.

Problem unverbindlich besprechen Prozess-Check ansehen

Erstgespräch kostenfrei und unverbindlich · Remote oder bei Bedarf vor Ort · Für KMU, Mittelstand und öffentliche Auftraggeber

10+ Jahre in geschäftskritischen Projekten
Analyse und Umsetzung aus einer Hand
Remote oder bei Bedarf vor Ort
Direkter Kontakt, kein Vertrieb dazwischen
Typische Ausgangssituationen

Wo im Alltag jede Woche
unnötig Zeit verloren geht

Die meisten Anfragen beginnen mit einer dieser Situationen — selten dramatisch, aber jede Woche teuer.

Dieselben Angaben werden mehrfach erfasst Ein Auftrag, eine Adresse, eine Rechnungsposition — von Hand eingetragen in Excel, in eine E-Mail und in zwei weitere Programme. Jedes Mal neu, jedes Mal mit Fehlerrisiko.
Excel-Listen halten den Betrieb zusammen Übersichten und Auswertungen werden von Hand gepflegt, kopiert und weitergeschickt — welche Version die aktuelle ist, weiß niemand sicher.
Angaben aus E-Mails und PDFs werden abgetippt Bestellungen, Lieferscheine, Stundenzettel: Die Daten sind längst da — sie werden nur noch von Hand sortiert, abgelegt und eingetragen.
Freigaben laufen über E-Mail, Telefon oder Zuruf Ein Vorgang wartet auf eine Unterschrift, aber niemand kann sagen, bei wem er gerade hängt.
Die vorhandene Software arbeitet nicht zusammen Programme, die Daten austauschen müssten, tun es nur halb. Für eine einfache Frage müssen drei Systeme geöffnet werden — den Rest gleicht jemand täglich manuell aus.
Wichtige Abläufe hängen an einzelnen Personen Ein Vorgang funktioniert nur, weil eine bestimmte Person weiß, wie er läuft. Bei Urlaub bleibt er liegen — aufgeschrieben ist er nirgends.

Einzeln kostet jeder dieser Punkte ein paar Minuten. In Summe kostet er Stellen. Keiner davon ist ein Grund, das ganze Unternehmen umzubauen. Es genügt, dass jemand die Abläufe genau ansieht — und die sinnvollen Verbesserungen anschließend auch technisch umsetzt. Prozess gemeinsam ansehen →

Leistungen

Je nach Problem
die passende Lösung

Manchmal genügt es, zwei vorhandene Programme zu verbinden. Manchmal braucht es eine eigene Anwendung. Was passt, entscheidet der Ablauf — nicht die Technologie.

Abläufe analysieren und vereinfachen

Welche Schritte es tatsächlich gibt, welche davon Wert schaffen und welche entfallen können — als Entscheidungsgrundlage in verständlicher Sprache, nicht als Diagramm, das niemand liest.

Vorhandene Software besser verbinden

Häufig sind alle Daten schon im Haus, nur in getrennten Programmen. Über Schnittstellen und APIs übernehmen die Systeme den Datenaustausch selbst, statt dass jemand dieselbe Information zweimal erfasst.

Wiederkehrende Arbeit automatisieren

Datenübernahmen zwischen Programmen, wiederkehrende Auswertungen, Prüf- und Freigaberoutinen mit nachvollziehbarem Stand — weniger Handarbeit, weniger Fehler, weniger Warten.

Excel, E-Mails und Dokumente verarbeiten

Von Hand gepflegte Listen, Angaben aus E-Mails, PDFs und Formularen, Dokumente zum Sortieren und Ablegen: Diese Arbeit lässt sich meist zuverlässig an eine Automatisierung übergeben.

Individuelle Software, wenn nichts anderes passt

Reichen Standardsoftware und einfache Automatisierung nicht aus, entwickle ich die Lösung selbst — eine eigene Fachanwendung oder eine Erweiterung Ihres Bestandssystems, aus einer Hand.

KI, wenn sie konkret hilft

KI ist ein Werkzeug, kein Projektziel: Informationen aus Dokumenten auslesen, E-Mails vorsortieren, verstreutes Firmenwissen zugänglich machen. Erreicht eine klare Regel oder eine saubere Schnittstelle dasselbe, ist das die bessere Lösung.

Umgesetzt wird mit dem, was zum Betrieb passt: Schwerpunkt Java und Spring Boot, dazu Datenbanken, Schnittstellen und Weboberflächen — gewachsene Bestandssysteme eingeschlossen. Problem unverbindlich besprechen →

Einstieg & Vorgehen

Erst der Prozess. Dann die Software.
Dann vielleicht KI.

Der Einstieg ist bewusst klein — kein großes IT-Projekt, keine Angebotspräsentation. Wo wir anfangen, hängt davon ab, wo das Problem sitzt.

Wenn der Ablauf klemmt

Prozess-Check

Wir sehen uns gemeinsam einen konkreten Ablauf an — Auftragseingang, Terminplanung, Dokumentation, Datenübertragung, Freigaben oder Auswertungen. Remote oder vor Ort im Betrieb, je nachdem, was den Ablauf besser sichtbar macht. Für KMU, Handwerk, technische Betriebe, Industrie und Dienstleister.

Das kommt dabei heraus:

  • Zeitfresser und Medienbrüche sind benannt
  • unnötige manuelle Arbeit ist erkannt
  • Automatisierungspotenziale sind aufgezeigt
  • Maßnahmen sind nach Aufwand und Nutzen priorisiert
  • die nächsten Schritte stehen fest

Ein Ablauf, ein überschaubarer Rahmen — über die Umsetzung sprechen wir erst danach.

Prozess gemeinsam ansehen →
Wenn die Software klemmt

System-Check

Für gewachsene Systeme, technische Schulden, Performanceprobleme, fehlende Dokumentation oder festgefahrene Projekte. Ich sehe mir die technische Seite an: Datenflüsse, Schnittstellen, Fachlogik.

Das kommt dabei heraus:

  • der Ist-Zustand ist nachvollziehbar beschrieben
  • die Ursachen sind benannt, nicht nur die Symptome
  • Risiken sind offen angesprochen
  • Handlungsoptionen stehen mit Aufwand und Nutzen daneben
  • die nächsten Schritte stehen fest

Dazu gehört auch die Aussage, was sich nicht wirtschaftlich lösen lässt und besser bleibt, wie es ist.

Softwareproblem besprechen →
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Erstgespräch, 30 Minuten

Sie schildern, wie heute gearbeitet wird und was regelmäßig zu viel Zeit kostet. Kostenfrei, unverbindlich, NDA vorab möglich.

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Prozess- oder System-Check

Ansehen, wie tatsächlich gearbeitet wird — nicht, wie es laut Handbuch sein sollte. Bei verzweigten Abläufen lohnt sich ein Termin vor Ort.

3

Kleiner erster Schritt

Eine Verbesserung mit festem Rahmen umsetzen. Nicht alles, was technisch möglich ist — manchmal ist der gestrichene Arbeitsschritt die günstigste Lösung.

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Weiter, wenn es sich lohnt

Schritt für Schritt dort weiter, wo es den nächsten spürbaren Unterschied macht — laufend dokumentiert. Das Wissen bleibt im Unternehmen.

Wann ich nicht der Richtige bin

Wenn sich eine Automatisierung nicht rechnet, sage ich das, bevor etwas entwickelt wird — auch dann, wenn die Antwort lautet: dafür brauchen Sie mich nicht. Marketing, Gestaltung und reine Personalgestellung gehören nicht zu meinem Feld.

Referenzen

Was am Ende dabei herauskommt

Drei Projekte aus der Praxis — jeweils Ausgangsproblem, Lösung und geschäftliches Ergebnis.

Handel · Amazon, eBay und eigener Webshop · 2016–2018

Produktdaten in drei Systemen — vorher täglich von Hand, danach automatisch

Ausgangsproblem

Ein Händler verkaufte über Amazon, eBay und einen eigenen Webshop. Produkt- und Bestandsdaten mussten je Kanal getrennt gepflegt werden — dieselbe Information dreimal, jede Plattform mit eigenen Formaten. Das kostete täglich Arbeitszeit und führte zu Abweichungen, die erst Kunden bemerkten.

Lösung

Eine Automatisierung, die Produktdaten zentral übernimmt, je Zielsystem umwandelt und selbstständig überträgt — mit Fehlerbehandlung und nachvollziehbarer Protokollierung.

Ergebnis

Die dreifache Pflege entfiel vollständig. Änderungen werden an einer Stelle eingetragen und automatisch verteilt; das System lief über Jahre stabil im Tagesgeschäft.

Öffentliche Verwaltung · Fördermittel · Java · 2019–2022

Ein geschäftskritisches Fördersystem — neu gebaut, ohne einen Tag Ausfall

Ausgangsproblem

Investive Fördermaßnahmen liefen über ein historisch gewachsenes Fachsystem: keine belastbare Dokumentation, die Fachlogik nur noch in Teilen erklärbar — und unterbrochen werden durfte der Betrieb zu keinem Zeitpunkt.

Lösung

Analyse des Bestandssystems, Rekonstruktion und schriftliche Dokumentation der Fachlogik, anschließend vollständige Neuentwicklung unter laufendem Betrieb.

Ergebnis

Das System ging ohne Ausfall in Produktion und läuft bis heute. Aus der anfänglichen Einzelverantwortung wurde ein Team von fünf Entwicklern, das ich fachlich aufgebaut und geführt habe.

Öffentlicher Sektor · Finanzbuchhaltung · Java · Spring Boot · React · 2023–2025

Finanzbuchhaltung im öffentlichen Sektor — ein Ansprechpartner statt einer Übergabekette

Ausgangsproblem

Eine Finanzbuchhaltungslösung für öffentliche Auftraggeber musste laufend erweitert werden. Änderungen sind dort nie isoliert: Fachlichkeit, Revisionssicherheit und Bestandsdaten hängen eng zusammen — jede Abstimmungsschleife kostet Zeit.

Lösung

Die gesamte Kette in einer Hand — Konzeption, Implementierung, Qualitätssicherung und Dokumentation, von der Anforderung bis zur Abnahme.

Ergebnis

Anforderungen wurden ohne zusätzliche Übergabepunkte umgesetzt — ein fachlich verantwortlicher Ansprechpartner statt mehrerer Schnittstellen.

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Aufgrund seiner ausgezeichneten Auffassungsgabe war er jederzeit in der Lage, auch schwierige Situationen sofort zutreffend zu erfassen und schnell exzellente Lösungen zu finden.

Ehemaliger Auftraggeber · Software & IT · 2025

Weitere Projektbeispiele, ein ausführliches Profil und Referenzkontakte auf Anfrage. Unterlagen anfordern →

Über mich
Nico Mayer – Prozessoptimierung, Automatisierung und Softwareentwicklung
Nico Mayer · Boppard

Sie sprechen mit dem,
der die Arbeit macht

Nico Mayer · Wirtschaftsinformatiker · Prozesse & Softwareentwicklung

Seit über zehn Jahren arbeite ich an Software, die Unternehmen und Behörden im Tagesgeschäft tragen muss — Systeme, bei denen ein Fehler nicht nur ärgerlich, sondern teuer ist.

Meine eigentliche Stärke ist keine Programmiersprache, sondern die Verbindung von zwei Seiten: verstehen, wie in einem Betrieb tatsächlich gearbeitet wird — und wissen, was sich davon technisch sinnvoll lösen lässt. Deshalb beginne ich beim Ablauf und nicht bei der Technik.

Unbekannte Systemlandschaften sind für mich der Normalfall: gewachsene Bestandssysteme, fehlende Dokumentation, Wissen, das nur in Köpfen steckt. Die Einarbeitung gehört zur Arbeit dazu, und ich gehe sie strukturiert an — über Code, Daten, Schnittstellen und Gespräche mit dem Fachbereich. Auch in komplexen Umgebungen steht dadurch nach kurzer Zeit eine belastbare Einschätzung.

Ocinar ist ein persönlich geführtes Angebot, keine Agentur und keine große Beratung. Sie arbeiten direkt mit mir: kein Account Manager, keine stille Weitergabe an Juniors, keine Übersetzungsschicht zwischen Fachbereich und Umsetzung.

Gearbeitet wird remote — und bei Bedarf vor Ort, gerade wenn ein Ablauf erst im Betrieb wirklich zu verstehen ist. Für Unternehmen aus dem Mittelrhein- und Rhein-Mosel-Raum ist das ohne großen Aufwand möglich.

Schwerpunkte

Prozessanalyse Prozessoptimierung Automatisierung Schnittstellen & Systemintegration Dokumenten- & Datenverarbeitung Individuelle Softwareentwicklung Bestandssysteme KI mit Augenmaß

Technologien

Java Spring Boot Angular React SQL MongoDB REST & SOAP
Häufige Fragen

Was Auftraggeber vorher wissen wollen

Wir wissen selbst noch nicht, was sich bei uns automatisieren lässt. Reicht das für ein Gespräch?

Ja, das ist eher die Regel. Genau das herauszufinden ist Teil der Arbeit — häufig liegt die Ursache an anderer Stelle als vermutet. Für den Einstieg genügt ein Ablauf, den Sie als lästig empfinden.

Sind wir als kleiner Betrieb zu klein dafür?

Nein. Gerade in kleineren Betrieben fällt viel manuelle Arbeit auf wenige Personen — schon eine einzelne automatisierte Routine macht einen spürbaren Unterschied.

Müssen wir unsere bestehende Software austauschen?

In der Regel nicht. Meist ist es sinnvoller, vorhandene Programme besser zu verbinden oder die Arbeit rund um sie herum zu automatisieren. Neue Software kommt erst, wenn das Problem anders nicht wirtschaftlich lösbar ist.

Was kostet die Zusammenarbeit mit Ocinar?

Die Abrechnung ist flexibel — auf Tagessatz-, Stunden- oder Outcome-Basis, je nachdem was passt. Der Einstieg erfolgt über ein klar abgegrenztes erstes Paket mit festem Rahmen, damit der Aufwand kalkulierbar bleibt.

Wie arbeiten Sie sich in unsere Systeme ein — auch ohne Dokumentation?

Einarbeitung gehört dazu, und ich gehe sie strukturiert an: über Code, Daten, Schnittstellen und Gespräche mit dem Fachbereich. Gewachsene Bestandssysteme ohne belastbare Dokumentation sind dabei der Normalfall. Was ich rekonstruiere, halte ich schriftlich fest.

Welche Technologien setzen Sie ein?

Schwerpunkt Java und Spring Boot, im Frontend Angular und React, dazu SQL, MongoDB sowie REST- und SOAP-Schnittstellen. Ansonsten arbeite ich mich in den vorhandenen Stack ein.

Setzen Sie KI ein?

Nur dort, wo ein konkreter Nutzen entsteht — Dokumente auslesen, E-Mails vorsortieren, Firmenwissen zugänglich machen. Erreicht eine klare Regel dasselbe, ist das die bessere Lösung.

Wie läuft die Zusammenarbeit formal ab?

Freiberuflich und projektbasiert auf Werk- oder Dienstvertragsbasis — remote und bei Bedarf vor Ort, mit regelmäßigen Abstimmungen und jederzeit einsehbarem Arbeitsstand. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung ist vorab möglich; die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber an Datenschutz und Nachvollziehbarkeit sind mir vertraut.

Kontakt

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über Ihre Abläufe

Eine Liste, die jemand jede Woche von Hand pflegt. Zwei Programme, die nicht miteinander reden. Ein Bestandssystem, das niemand mehr erklären kann. Zwei, drei Sätze genügen — Sie erhalten eine Einschätzung, kein Verkaufsgespräch.

E-Mail info@ocinar.de
Telefon +49 156 78588238
LinkedIn nico-mayer-ocinar
Verfügbarkeit Ab sofort · Remote oder bei Bedarf vor Ort · Erstgespräch kostenfrei, NDA jederzeit möglich
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